Chyba każdy zna ten stan, gdy lista zadań na dany dzień, która miała nas wspierać i pomagać, tylko denerwuje nas i stresuje. Bo jak tu czuć się inaczej, kiedy dzień chyli się ku końcowi, a my wykreśliliśmy z listy dopiero połowę pozycji? To, co miało pomóc, zmienia się w nieznośny wyrzut sumienia, podkreślający klęskę naszej skuteczności w mijającym dniu.
Pocieszające jest jednak to, że listy naszych zadań mogą wyglądać zupełnie inaczej, jeśli zdecydujemy się przestrzegać dwóch podstawowych zasad.
1. Jedno źródło zadań.
Lista zadań często nie jest pełnym spisem tego, co zamierzamy zrobić. Jeszcze rok temu moje plany na następny dzień znajdowały się w następujących miejscach: spisanej ręcznie liście zadań, przypomnieniach i terminach w kalendarzu smartfona, notatkach w smartfonie, żółtych karteczkach samoprzylepnych na biurku i lodówce oraz zadaniach wpisanych do kalendarza w programie pocztowym. Z dzisiejszej perspektywy uważam, że musiałem być szalony, jeśli liczyłem na to, że uda mi się nad wszystkim zapanować.
a) Pierwszym krokiem, jaki musisz wykonać, jest znalezienie wszystkich źródeł swoich zadań i ustalenie jednego – i tylko jednego – miejsca, w którym od tej pory zaczniesz wszystko zapisywać.
b) Niezależnie od planowania życie i tak potoczy się swoim torem. Jadąc autobusem, nagle wpadniesz na genialny pomysł, który gdzieś zapiszesz. Fryzjer wręczy Ci karteczkę z terminem następnej wizyty, a koleżanka prześle SMS z miejscem i godziną jutrzejszego spotkania. W ten sposób misterna strategia jednego źródła rozsypała się w pył… Spokojnie! To też było do przewidzenia. Każdego wieczora zaplanuj chwilę na przepisanie zadań z „pobocznych wrzut” w wybrane miejsce. Wystarczy 5 minut, abyś znowu odzyskał kontrolę.
c) Podobną taktykę przyjmij wobec tygodnia. Wiem, że trafiają się koszmarne dni, dlatego przygotuj sobie pudełko albo szufladę, w której będą lądować wizytówki z terminami, karteczki z notatkami itd. Chodzi o to, aby nic Ci nie zginęło i żebyś w tygodniu miał czas na opróżnienie tego miejsca i przepisanie wszystkiego do wybranego źródła z zadaniami.
2. Priorytet rządzi listą i sukcesem.
Zadanie zadaniu nierówne, zatem musisz je uporządkować według ważności.
a) Wszystkie sprawy na twojej liście powinny mieć przypisany jeden z czterech priorytetów: 1 – muszą być zrobione, 2 – powinny być zrobione, 3 – fajnie by było, gdyby udało się je zrobić, 4 – do zrobienia, jeśli będę miał wolny czas.
b) I teraz kwestia najtrudniejsza: na liście zadań na dany dzień możesz mieć maksymalnie 3 zadania oznaczone priorytetem 1. Każde kolejne musi mieć niższy priorytet i jest to zasada niepodlegająca dyskusji. Początkowo wydawało mi się to niewykonalne, jednak po kilku tygodniach tak planowałem niektóre dni, że najwyższy priorytet zadań wynosił 2.
c) Jeśli będziesz przestrzegał powyższej zasady, staniesz się szczęśliwszy. Należy przyjąć, że jeśli kończysz dzień z listą, na której nie ma żadnego zadania o priorytecie 1, to był to udany i efektywny dzień. Każde kolejne zadanie bez większych problemów możesz przesunąć na inny termin i – zrelaksowany – położyć się spać.
Na zakończenie podpowiedź: od roku jako listy zadań z powodzeniem używam programu Todoist (https://pl.todoist.com/) w wersji darmowej. Program z automatu sortuje zadania od najwyższego do najniższego priorytetu. Dodatkowo mogę je podzielić na tzw. projekty (praca, prywatne, pomysły na blog, książki do kupienia itd.). Bez problemu i zbędnego przepisywania mogę przesunąć zadania na inny dzień. Najważniejsze jednak jest to, że program zainstalowany w smartfonie jest zintegrowany z programem pocztowym i przeglądarką internetową – dzięki temu niezależnie od miejsca, w którym jestem, i zadań, jakie wykonuję, mam stały dostęp do listy zadań, która jednocześnie aktualizuje się w każdym urządzeniu.
