Zarządzanie sobą w czasie jest jedną z najbardziej cenionych kompetencji przez pracodawców, bo niejako gwarantuje efektywność pracownika. To, co ważne w kontekście zawodowym, ważne jest również w kontekście prywatnym. Osoby, które potrafią dobrze zaplanować swój czas, zazwyczaj częściej osiągają postawione sobie cele.
Od czego zatem zacząć planowanie? Być może od uświadomienia sobie, że nie ma dodatkowych źródeł czasu – im bardziej efektywnie zaczniemy nim zarządzać, tym bardziej świadomie zaczniemy zarządzać samym sobą.
Wiele osób posługuje się niezłymi wymówkami, które uniemożliwiają im efektywne wykorzystywanie czasu. A to, że są bałaganiarzami, a to, że lubią chaos, bo jest twórczy, a to, że jak się dobrze zorganizują, to zniknie spontaniczność. Brian Tracy, autor książki „Psychologia zarządzania czasem”, nazywa tę chorobę „wymówkozą”.
Kolejną kwestią, która utrudnia zarządzanie czasem, jest syndrom XXI wieku – „bycie wiecznie zajętym”. To zasłona dymna przed przyjrzeniem się temu, za czym – i po co – tak pędzę. Może to tabletka na brak pewności siebie lub lęk przed byciem samemu ze sobą chociaż przez kilka chwil?
Wracając do meritum, czyli planowania czasu: jeżeli miałabym określić, jakie według mnie są dwa najważniejsze czynniki planowania czasu, to wskazałabym cele oraz role życiowe.
Mimo że są one ze sobą powiązane, każdy z nich można potraktować osobno. Tak często, jak to możliwe, warto sprawdzać, czy to, co robimy w danym momencie, przybliża nas do realizacji naszych celów życiowych. Wskazówką, co jest dla nas priorytetem w tym momencie życia, jest to, na co rzeczywiście poświęcamy nasz czas. Bo jeśli mówimy, że ważny jest dla nas awans, podczas gdy w pracy koncentrujemy się na tzw. bieżączce i zajmujemy nawałem rzeczy pilnych, lecz mało istotnych, tłumacząc nimi nasz brak zaangażowania w kluczowe projekty, to po prostu oszukujemy samych siebie.
Jeżeli wiemy już, jaki jest nasz cel i do czego dążymy w perspektywie długo- i krótkoterminowej, możemy zaplanować nasz „dzień dobry”.
Podstawą zaplanowania dobrego dnia jest zaplanowanie dobrego tygodnia, w którym znajdziemy czas na każdą z ważnych dla nas ról życiowych: nie tylko pracownika, lecz także matki, siostry, przyjaciółki, córki, żony, właścicielki kota czy psa, ale też jednej istotnej, o której często zapominamy: opiekunki samej siebie.
Na każdą z pełnionych ról warto zarezerwować miejsce w kalendarzu, zamiast czekać, aż wreszcie znajdziemy czas, aby zadzwonić do przyjaciela, z którym dawno rozmawialiśmy.
Role przypominają nam o rzeczach ważnych, ale niepilnych, i dbają o nasz komfort życia na głębszym poziomie niż tylko w odniesieniu do odhaczania spraw bieżących.
Planując dzień, warto kierować się dwiema regułami. Zapamiętaj je, a znajdziesz się na wygranej pozycji.
Pierwsza zasada mówi o tym, że 20% tego, co robisz, odpowiada za 80% wartości wszystkich działań. Jeżeli na liście zadań masz 10 spraw, 2 z nich są ważniejsze od 8 pozostałych. Te 20% to rzeczy trudne, często takie, które odkładamy. Aby ocenić, które z naszych zadań stanowią te 20%, skupmy się na długotrwałych konsekwencjach – to one są miarą ważności tego, co w danej chwili robimy.
Druga zasada mówi o tym, żeby nie planować całego czasu, który mamy do dyspozycji, bo jest to prosta droga do frustracji i poczucia, że jesteśmy mało efektywni, że coś jest z nami nie tak. Przeprowadzone badania prowadzą mniej więcej do tego samego wniosku: planuj nie więcej niż 60% czasu, resztę pozostaw na rzeczy nieprzewidziane. I zawsze, ale to zawsze zaczynaj dzień od działań najistotniejszych. To trochę tak jak z wazonem, do którego musimy wsypać różnej wielkości kamyki – aby wszystkie się zmieściły, najpierw musimy włożyć te największe, a następnie mniejsze.
Podobnie jest z czasem, zatem – do dzieła! Zaczynaj planować swój następny dzień dobry!
