By poprawić swoją efektywność w pracy, nie trzeba iść na specjalne szkolenia z tego zakresu, ani też nie ma konieczności czytania wielu książek na ten temat.
Nie musisz znać na pamięć nazw stosowanych technik, nie jest Ci to do niczego potrzebne.
Nie jest też zalecane, by w 100% przyjmować rozwiązania promowane przez kogoś. Każdy z nas jest nieco inny, każdy może mieć swój odmienny cykl aktywności fizycznej i umysłowej.
Wybór odpowiednich technik uzależniony jest też od charakteru wykonywanego zawodu.
Dlatego warto wykreować swoje własne rozwiązania poprawiające naszą efektywność.
Te, o których przeczytasz za chwilę, mają zastosowanie głównie w pracy umysłowej, koncepcyjnej, biurowej. Nie dotyczą natomiast pracy fizycznej.
Zasady poprawiające naszą wydajność są proste same w sobie, ale trudne do wdrożenia. Wymagają dużej samodyscypliny i odpowiedniego podejścia, często również wyrobienia dobrych nawyków i odrzucenia złych przyzwyczajeń.
Dlatego poprawa efektywności nie przychodzi samoistnie z dnia na dzień, trzeba nad nią popracować, ale zapewniam, że przyniesie Ci wiele korzyści.
Od czego zatem zacząć?
Zacznijmy od porządków.
W pierwszej kolejności uporządkuj swoje miejsce pracy. Jest z nim podobnie jak z Twoją głową, jeżeli masz bałagan, wiele niepoukładanych rzeczy, nie możesz prawidłowo działać i skupić się na tym, co masz aktualnie do zrobienia.
Wyeliminuj z Twojego biurka wszystkie nieprzydatne do pracy rzeczy.
W zasięgu ręki pozostaw tylko sprawne i niezbędne do jej wykonania narzędzia, by bez sensu nie odrywać się od obowiązków. Nie dotyczy to wyłącznie Twojego biurka, ale również komputera (laptopa), na którym pracujesz. Zrób porządek także na nim. Zacznij od pulpitu głównego. Powinny tam pozostać tylko linki (ikonki) narzędzi, których na bieżąco używasz.
Następnie zajmij się katalogami. Powinno być ich zaledwie kilka. Mają służyć tylko i wyłącznie do przechowywania plików, które dotyczą Twojej pracy. Skasuj bezużyteczne lub przenieś (zarchiwizuj), te które wydają Ci się wartościowe na dysk zewnętrzny. Czy na urządzeniu, na którym pracujesz potrzebne są filmy, gry lub zdjęcia z wakacji sprzed 10 lat?
Następny etap to eliminacja przeszkadzaczy.
Jeżeli zabrałeś/aś się za porządki na swoim pracowniczym stanowisku i komputerze to w sumie jesteś już w tym etapie.
Ale należy zrobić krok więcej. Zauważyłeś/aś być może, że w wielu firmach (w tych dużych częściej) blokowana jest zatrudnionym osobom możliwość wchodzenia na strony internetowe niezwiązane z pracą, jak również wgrywania aplikacji i plików z nią niepowiązanych. Jest to robione przez administratorów sieci komputerowych tych firm, dla zwiększenia efektywności pracownika. Firma chce mieć pewność, że nie wykorzystujesz komputera służbowego do przeglądania portali społecznościowych, randkowych itp., czy korzystania z komunikatorów, które nie są oficjalną drogą korespondencji służbowej.
Zrób podobnie, wyeliminuj z komputera służbowego wszystkie aplikacje niezwiązane z pracą (komunikatory również). Wycisz również swój telefon (smartfon) w czasie gdy wykonujesz zadanie (chyba, że musisz akurat dzwonić do klientów) i nie odbieraj połączeń przychodzących.
Idealnym rozwiązaniem byłoby gdybyś posiadał/a dwa komputery. Ten drugi mógłby służyć tylko do rozrywki i przechowywania plików niepowiązanych ze sprawami zawodowymi, a także do odbierania i wysyłania wiadomości prywatnych. Natomiast na komputerze przeznaczonym do pracy pozostaw tylko możliwość odbioru korespondencji (e-mail), wyłącznie, firmowej. Przyjmij zasadę, że pocztę sprawdzasz tylko dwa razy dziennie, w stałych godzinach ustalonych przez Ciebie, np. rano i po południu. Zapewniam Cię, że większość maili przychodzących nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, a sprawdzanie ich co chwilę odrywa Cię od pracy, zmniejszając Twoją efektywność.
Dla zwiększenia Twojej wydajności konieczne jest pełne skupienie nad wykonywanym zadaniem. Pomaga w tym również cisza i spokój. Jeżeli w Twojej dotychczasowej praktyce było słuchanie muzyki podczas wykonywania obowiązków zawodowych, wyeliminuj ten element. Zobaczysz jak wpływa to na możliwość skupienia się i tym samym na Twoją efektywność. Będziesz pozytywnie zaskoczony/a.
Z własnego doświadczenia powiem Ci również, że warto zastanowić się nad wprowadzeniem dodatkowego monitora do Twojego zestawu komputerowego. Znakomicie poprawia to czas wykonywania zadań, nie marnujesz go na przełączanie się pomiędzy dokumentami czy programami (aplikacjami), na których pracujesz.
Przeszliśmy już przez dwa etapy. Czas na następny – planowanie.
Dzień pracy zaczynamy już wieczorem dnia poprzedniego. Jest to odpowiedni moment na zaplanowanie zadań do wykonania na jutro. Zastanów się co masz do zrobienia. Ustalaj priorytety, czyli określ na ile zadanie jest ważne do wykonania. W kalendarzu, w pierwszej kolejności, zapisuj sprawy najwyższej wagi i te najtrudniejsze do zrealizowania.
Polecam Ci prowadzenie kalendarza w formie tradycyjnej (papierowej). Zdaję sobie sprawę, że istnieje dużo narzędzi wspomagających nas w tym zakresie, ale prowadzenie go w formie elektronicznej, np. poprzez aplikację lub sporządzanie zapisków w notatniku telefonu, może powodować pokusę włączenia innej aplikacji.
Podczas zapisywania zadania oszacuj czas potrzebny na jego wykonanie, ustal godzinę i datę jego rozpoczęcia i zakończenia.
Wprowadzaj korekty do ustalonego planu. Dobre planowanie jest trudne. W początkowej fazie wykazujemy zwykle skłonność do planowania ponad realne możliwości. Pamiętaj, że doba ma tylko 24 godziny – planuj zawsze mniej. Lepiej, żebyś miał/a więcej wolnego czasu niż stres spowodowany tym, że nie wykonałeś/aś planu dnia.
Kolejny krok to ustalenie trybu pracy i przerwy. Przyjmij następujące zasady.
Rób tylko jedną rzecz w danym czasie, robienie kilku rzeczy jednocześnie nie jest dobrym rozwiązaniem, najczęściej kończy się to dużym stresem i rozpoczęciem wielu, a nieukończeniem żadnego zadania/projektu w ustalonym terminie.
Dziel większe zlecenia na etapy, wykonuj je po kolei i nie zaczynaj kolejnego dopóki nie skończysz poprzedniego (metoda GTD – to skrót od angielskiego zwrotu Getting Things Done, czyli dosłownie „doprowadzaj robotę do końca” – autorem metody jest David Allen, którą opisał w swojej książce).
Zaczynaj od zadań, które wydają Ci się najtrudniejsze.
Nie zmuszaj się do pracy. Jeżeli masz gorszy dzień i po prostu Ci „nie idzie” odłóż zadanie na późniejszy termin, w tej sytuacji zmień kolejność w Twoim notatniku.
Jeżeli jest dobrze i chce Ci się pracować dłużej, pracuj dłużej.
Nie zapominaj o odpoczynku dla Twojej głowy, rób przerwy. Po dłuższej sesji w pracy pozwól sobie na aktywność fizyczną. Jeżeli lubisz biegać lub ćwiczyć to dobrze, zrób to, idź pobiegać lub idź na siłownię, jeżeli nie – wystarczający będzie dłuższy spacer lub przejażdżka na rowerze.
Jedną z metod planowania sesji w pracy jest technika Pomodoro (oryg. pomodoro technique), czyli metoda zarządzania czasem, stworzona przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku.
Pozostałe, warte zastosowania, zasady ogólne.
Nie zapominaj o życiu prywatnym. Naucz się oddzielać je od zawodowego, ponieważ nie samą pracą człowiek żyje (work life balance).
Skróć dzień pracy i zdefiniuj godziny robocze, określając jej przedział czasowy. Możesz nawet napisać na kartce np.: „pracuję od 9 do 13”. Wykonuj zadania tak, by zmieścić się w tych godzinach.
Zaprezentowane powyżej zasady/metody pozwolą Ci skrócić dzień pracy do niezbędnego minimum. Dzięki ich stosowaniu będziesz miał/a czas dla siebie, czas na realizację własnego hobby lub inne aktywności pozazawodowe.
