Jak często mówisz: „Nie mam czasu”, „Chciałbym, żeby doba trwała więcej niż 24 godziny”? Tego typu stwierdzenia zazwyczaj nie wynikają ze zbyt dużej liczby obowiązków, lecz braku dobrej organizacji czasu. Czas nie jest elastyczny, nie da się go ani rozciągnąć, ani wydłużyć. Jak zatem nim zarządzać, aby te zdania zniknęły z naszego słownika? 

Według definicji efektywne zarządzanie czasem to planowane oraz systematyczne wykonywanie czynności zmierzających do osiągnięcia wyznaczonego celu. Właśnie w planowaniu i systematyczności tkwi sekret efektywnego wykorzystywania 24 godzin, jakie każdy z nas ma do dyspozycji. Na tym bazują wszystkie porady, teorie i metody zarządzania sobą w czasie. Niby nic skomplikowanego, a jednak wiele osób narzeka na brak czasu. 

Aby skutecznie zarządzać sobą w czasie, musimy pamiętać o planowaniu i systematyczności. 

Zarządzanie czasem, czyli PLANOWANIE

Ważnym etapem, o którym wiele osób zapomina w momencie przygotowywania planu dnia lub tygodnia, jest analiza sytuacji wyjściowej. Nie zawsze wiemy, jak długo wykonujemy daną czynność, dlatego w harmonogramie dnia umieszczamy zbyt dużą liczbę obowiązków.

Odpowiednia analiza sytuacji to przede wszystkim dokładne rozpisanie, ile czasu przeznaczamy na konkretne czynności: sprawdzenie maili, przygotowanie raportu, powrót do domu, zjedzenie obiadu etc. Najlepszym sposobem jest skrupulatne zapisywanie przez tydzień każdego zrealizowanego zadania oraz określenie, ile czasu nam zajęło. Dzięki temu sprawdzimy, czy efektywnie wykonujemy nasze obowiązki, poznamy dystraktory oraz pożeracze czasu oraz zweryfikujemy, jaką część naszego dnia stanowi odpoczynek. Zdefiniujemy również stałe czynności w planie naszego tygodnia (czas pracy, dojazdy) oraz obowiązki, które musimy spełniać codziennie, aby podczas tworzenia harmonogramu wiedzieć, jaką ilość czasu mamy do dyspozycji na dodatkowe zajęcia oraz przyjemności.

Drugim etapem odpowiedniego planowania swojego dnia jest stworzenie listy „to do”, czyli wypisanie rzeczy do zrobienia w określonym dniu/tygodniu oraz posegregowanie zadań od najważniejszych i najbardziej pilnych do tych mniej ważnych, które można zrobić później. Uporządkowanie hierarchii zadań to tzw. matryca Eisenhowera, dzięki której poznamy nasze priorytety na dany dzień.

Ważne jest, aby jednego dnia nie ustawiać dwóch trudnych zadań, wymagających dużych nakładów czasu i wysiłku; znacznie korzystniej jest zaplanować jedno żmudne zadanie i kilka mniejszych czynności. Pamiętajmy też, że człowiek jest w stanie efektywnie i w skupieniu pracować nad zadaniem przez około 45 minut, następnie potrzebuje krótkiej przerwy, aby oderwać swoje myśli od problemu. 

Zarządzanie czasem, czyli SYSTEMATYCZNOŚĆ

Sukces w skutecznym zarządzaniu czasem zależy od naszej systematyczności, dlatego ważne jest wykonywanie zaplanowanych zadań w wyznaczonym przedziale czasowym. Nietrzymanie się założonych reguł wybija nas z rytmu i utrudnia realizację kolejnych obowiązków. Dobrym sposobem na uniknięcie tego problemu jest zostawienie sobie minimum godziny wieczorem na przyjemności – będzie to nasza osobista nagroda za trud włożony w przestrzeganie planu dnia. 

Na zakończenie: pamiętaj, że nie jesteś maszyną. Nie musisz zawsze być idealny ani robić wszystkiego. Raz na jakiś czas zapewniaj sobie chwilę odpoczynku od codzienności, chwilę przerwy od planu, dzięki czemu zmotywujesz się do dalszej pracy, a wypełnianie harmonogramu dnia stanie się twoim nawykiem.

Poprzedni artykułWARSZTAT: Jak dokonać zmiany i wreszcie ruszyć z miejsca?
Następny artykułWyloguj się, czyli co dobrego stanie się, jeśli (tym)czasowo będziesz offline. Spróbuj!
SKONTAKTUJ SIĘ ZE MNĄ, JEŚLI : stoisz przed zmianą swojej ścieżki zawodowej lub drogi życiowej chcesz poznać swoje mocne strony  potrzebujesz odzyskać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym chcesz realizować się w życiu i pracy zgodnie z własnymi wartościami  chcesz poznać swoje predyspozycje zawodowe pragniesz poprawić swoje relacje z najbliższymi zwiększyć poczucie własnej skuteczności  Kim jestem i co robię:  Jestem psychologiem, coachem, doradcą zawodowym oraz trenerem kompetencji miękkich. Szkolę się również w obszarze terapii skoncentrowanej na rozwiązaniach.  Specjalizuję się w life coachingu, coachingu rodzicielskim oraz coachingu kariery. Interesuję się również takimi zagadnieniami jak wypalenie zawodowe, work-life balance, radzenie sobie ze stresem,  NVC – porozumienie bez przemocy oraz turkusowe organizacje. Od 2012 roku prowadzę warsztaty rozwijające kompetencje osobiste i zawodowe. Prowadzę również diagnozę predyspozycji zawodowych oraz diagnozę kompetencji menadżerskich. Szczególnie cenię sobie w pracy: empatię, aktywne słuchanie i podążanie za klientem. Dążę do zbudowania partnerskiej relacji i przyjaznej atmosfery, która sprzyja dokonywaniu zmian i odkrywaniu własnej ścieżki rozwoju osobistego.  Zapraszam po więcej informacji na stronę Pracownia Psychologiczna eMOCje. www.pracownia-emocje.pl Dlaczego tu jestem:  Lubię zmiany, nieustannie napędzają mnie one do działania. Ponadto bardzo lubię pisać. Gdy jednocześnie mogę się dzielić swoją wiedzą i doświadczeniem z zakresu psychologii i rozwoju osobistego, jest to dla mnie podwójna radość. Z czego jestem dumna w moim życiu:  Dumna jestem ze swojej nieustannej chęci rozwoju i autentycznego zainteresowania historiami każdego człowieka.  Moje słabości:  Czekolada, duże ilości czekolady ☺ Mój sprawdzony sposób na zły humor:  Zły humor staram się rozładować pływając. Wraz z każdym przepłyniętym basenem, czuję jak znika cały zły nastrój, a na jego miejscu pojawia się spokój, czysty umysł i nowa energia do działania. Największa zmiana w moim życiu:  Największe zmiany w moim życiu wydarzyły się w ciągu ostatnich kilku lat. Dzięki nim nieustannie się rozwijam i spełniam zarówno zawodowo, jak i prywatnie. Miejscowość i numer kontaktowy:  Rzeszów, Skype, tel: 785 880 418 www.pracownia-emocje.pl

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here