Jak często mówisz: „Nie mam czasu”, „Chciałbym, żeby doba trwała więcej niż 24 godziny”? Tego typu stwierdzenia zazwyczaj nie wynikają ze zbyt dużej liczby obowiązków, lecz braku dobrej organizacji czasu. Czas nie jest elastyczny, nie da się go ani rozciągnąć, ani wydłużyć. Jak zatem nim zarządzać, aby te zdania zniknęły z naszego słownika?
Poznaj trzy kroki do lepszej organizacji czasu
Według definicji efektywne zarządzanie czasem to planowane oraz systematyczne wykonywanie czynności zmierzających do osiągnięcia wyznaczonego celu. Właśnie w planowaniu i systematyczności tkwi sekret efektywnego wykorzystywania 24 godzin, jakie każdy z nas ma do dyspozycji. Na tym bazują wszystkie porady, teorie i metody zarządzania sobą w czasie. Niby nic skomplikowanego, a jednak wiele osób narzeka na brak czasu.
Aby skutecznie zarządzać sobą w czasie, musimy pamiętać o planowaniu i systematyczności.
Planuj działania
Ważnym etapem, o którym wiele osób zapomina w momencie przygotowywania planu dnia lub tygodnia, jest analiza sytuacji wyjściowej. Nie zawsze wiemy, jak długo wykonujemy daną czynność, dlatego w harmonogramie dnia umieszczamy zbyt dużą liczbę obowiązków.
Odpowiednia analiza sytuacji to przede wszystkim dokładne rozpisanie, ile czasu przeznaczamy na konkretne czynności: sprawdzenie maili, przygotowanie raportu, powrót do domu, zjedzenie obiadu etc. Najlepszym sposobem jest skrupulatne zapisywanie przez tydzień każdego zrealizowanego zadania oraz określenie, ile czasu nam zajęło. Dzięki temu sprawdzimy, czy efektywnie wykonujemy nasze obowiązki, poznamy dystraktory oraz pożeracze czasu oraz zweryfikujemy, jaką część naszego dnia stanowi odpoczynek. Zdefiniujemy również stałe czynności w planie naszego tygodnia (czas pracy, dojazdy) oraz obowiązki, które musimy spełniać codziennie, aby podczas tworzenia harmonogramu wiedzieć, jaką ilość czasu mamy do dyspozycji na dodatkowe zajęcia oraz przyjemności.
Lista zadań z priorytetami
Drugim etapem odpowiedniego planowania swojego dnia jest stworzenie listy „to do”, czyli wypisanie rzeczy do zrobienia w określonym dniu/tygodniu oraz posegregowanie zadań od najważniejszych i najbardziej pilnych do tych mniej ważnych, które można zrobić później. Uporządkowanie hierarchii zadań to tzw. matryca Eisenhowera, dzięki której poznamy nasze priorytety na dany dzień.
Ważne jest, aby jednego dnia nie ustawiać dwóch trudnych zadań, wymagających dużych nakładów czasu i wysiłku; znacznie korzystniej jest zaplanować jedno żmudne zadanie i kilka mniejszych czynności. Pamiętajmy też, że człowiek jest w stanie efektywnie i w skupieniu pracować nad zadaniem przez około 45 minut, następnie potrzebuje krótkiej przerwy, aby oderwać swoje myśli od problemu.
Włącz systematyczność
Sukces w skutecznym zarządzaniu czasem zależy od naszej systematyczności, dlatego ważne jest wykonywanie zaplanowanych zadań w wyznaczonym przedziale czasowym. Nietrzymanie się założonych reguł wybija nas z rytmu i utrudnia realizację kolejnych obowiązków. Dobrym sposobem na uniknięcie tego problemu jest zostawienie sobie minimum godziny wieczorem na przyjemności – będzie to nasza osobista nagroda za trud włożony w przestrzeganie planu dnia.
Na zakończenie: pamiętaj, że nie jesteś maszyną. Nie musisz zawsze być idealny ani robić wszystkiego. Raz na jakiś czas zapewniaj sobie chwilę odpoczynku od codzienności, chwilę przerwy od planu, dzięki czemu zmotywujesz się do dalszej pracy, a wypełnianie harmonogramu dnia stanie się twoim nawykiem.
Jak poprawić swoją organizację czasu?
- obserwuj, ile czasu potrzebujesz na wykonanie konkretnej czynności
- każdego dnia układaj listę zadań z punktami priorytetowymi
- pamiętaj o swoich obserwacjach dotyczących ilości niezbędnego czasu i nie narzucaj sobie obowiązków, które nie mają szansy na realizację danego dnia
- działaj według planu, który sobie ustalasz i zwróć uwagę, aby kończyć daną czynność o czasie, który sobie wcześniej założyłaś/eś
