Pracodawcy w każdej branży mają prawo kontrolować, w jaki sposób ich pracownicy wywiązują się ze swoich obowiązków. W zależności od specyfiki zakładu pracy różnić się będą formy kontroli stosowane przez pracodawców.
Większość firm zatrudniających pracowników biurowych kontroluje komputery oraz pocztę e-mail. Kamery pojawiają się najczęściej w miejscach, gdzie pracownicy mają dostęp do dóbr wartościowych – w bankach, supermarketach, magazynach. Wśród pracowników branży transportowej i budowlanej rozpowszechnione są natomiast kontrole trzeźwości.
Forma kontroli stosowanej przez pracodawcę powinna być adekwatna do sytuacji (jej celowość uzasadnia interes pracodawcy) i nie może naruszać godności i dóbr osobistych pracowników (art. 111 k.p.).
Większość rodzajów kontroli wprowadzanych przez pracodawcę (monitoring video, monitorowanie komputerów i poczty elektronicznej) nie wymaga zgody pracownika, nie oznacza to jednak, że pracodawca może ukrywać fakt wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy. Najczęściej popełnianym przez pracodawców błędem jest zatajanie przed pracownikami informacji o stosowanych u pracodawcy metodach kontroli. Kwestie związane z kontrolą pracowników powinny zostać jasno określone w umowie o pracę lub w regulaminie pracy lub innym przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u danego pracodawcy.
Pracodawca może zainstalować monitoring w zakładzie pracy, gdy jest to niezbędne do wypełnienia jego prawnie usprawiedliwionych celów (np. ochrona przed kradzieżą), a jednocześnie nie narusza praw i wolności osób, których dotyczy (por. art. 23 ust. 1 pkt. 5 Ustawy o ochronie danych osobowych, Dz.U. 2002 r. nr 101 poz. 926 ze zm.). Pracownicy powinni zostać uprzedzeni (np. w regulaminie pracy), kiedy znajdują się w zasięgu urządzeń monitorujących np. kamer przemysłowych. Uzasadnione jest na przykład instalowanie monitoringu przy kasach w supermarkecie, pomieszczeniach , w których odbywa się liczenie lub sortowanie pieniędzy lub magazynie, gdzie następuję rozładunek towaru, niedopuszczalne natomiast w miejscach, gdzie naruszałoby to prawo pracownika do prywatności (np. w szatni, w toalecie). Warto zwrócić uwagę, że nagrania z monitoringu video są danymi, które polegają szczególnej ochronie (art. 7 pkt 2 Ustawy o ochronie danych osobowych), co wiąże się z koniecznością odpowiedniego ich przechowywania. Jako administrator danych, pracodawca powinien dołożyć szczególnej staranności, aby nagrany materiał nie dostał się w ręce osób niepowołanych (36 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych).
Dozwoloną i rozpowszechnioną formą kontroli pracowników jest zdalny monitoring komputerów na których pracują i ich aktywności w sieci. Dzięki tego typu programom pracodawca może ocenić efektywność pracy podwładnych bądź bezpieczeństwo przepływu danych w firmie. Treść przeglądanych przez pracownika stron nie powinna być jednak dla pracodawcy źródłem informacji o problemach pracownikach, stanie jego zdrowia czy finansów.
Przeglądanie korespondencji – zarówno tradycyjnej, jak i elektronicznej – jest jedną z dozwolonych dla pracodawcy form nadzoru sposobu wykonywania przez pracowników ich obowiązków pracowniczych. Tak, jak i przy wcześniejszych omawianych sytuacjach, tak również przy przeglądaniu korespondencji pracodawca jest zobowiązany do poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Otwierając korespondencję adresowaną imiennie do pracownika na adres firmy (lub przypisany danej osobie firmowy adres mailowy) pracodawca musi brać pod uwagę przede wszystkim charakter korespondencji. Jeżeli listy bądź maile adresowane są do firmy, to nawet jeśli pojawia się w nich imię i nazwisko pracownika, mogą zostać otwarte przez pracodawcę lub inną upoważnioną przez niego osobę. Jeżeli natomiast korespondencja adresowana jest do konkretnego pracownika (na adres firmy, ale bez wskazania jej nazwy), wtedy podlega ochronie tajemnicy komunikowania się, którą każdemu obywatelowi gwarantuje konstytucja.
Praktyką niedozwoloną jest natomiast skanowanie za pomocą specjalnego urządzenia linii papilarnych pracowników w celu rejestracji godzin ich przyjścia i wyjścia z zakładu pracy. Stanowisko GIODO w tej kwestii poparł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09) uzasadniając, że skoro nie ma regulacji zezwalających pracodawcom na żądanie od podwładnych ich danych biometrycznych, jak linii papilarnych, obrazu tęczówki oka czy kodu DNA, to ich gromadzenie jest zabronione.
W kwestii dopuszczalności przeszukiwania toreb czy szafek pracowniczych wypowiedział się Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 13 kwietnia 1972 r. (I PR 153/72), w którym stwierdzono, że stosowanie szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 k.c.) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia. Przeszukiwanie pracowników jest uzasadniona jedynie wtedy, gdy służy ochronie interesu prawnego pracodawcy, a interes ten jest na tyle ważny, że warto ryzykować naruszenie dóbr osobistych pracownika. Sama procedura tego typu kontroli musi przebiegać w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego w sposób nie naruszający godności pracownika.
Zgodnie z art. 17 ust. 3 Ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2007r. nr 70, poz. 473 ze. zm.) na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej, a także samego pracownika, badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Z przytoczonego przepisu wynika więc że, w obecnym stanie prawnym, pracodawca nie może sam bez zgody pracownika przeprowadzić badania jego trzeźwości przy użyciu alkomatu, a nawet gdyby takie badanie przeprowadził to może ono zostać podważone. Chcąc zatem zbadać stan trzeźwości pracownika, pracodawca powinien wezwać w tym celu organ powołany do ochrony porządku publicznego, który upoważniony jest do przeprowadzania stanu trzeźwości pracownika nawet bez jego zgody na takie badanie.
Podsumowując należy stwierdzić, że wszelkie przekroczenie przez pracodawcę jego uprawnień w zakresie monitorowania pracowników narusza dobra osobiste pracownika i podlega ochronie na gruncie prawa cywilnego (art. 23 k.c.). Poszkodowany pracownik może żądać dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia, a w szczególności złożenia oświadczenia w odpowiedniej treści i odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w k.c. pracownik może również żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wybrany cel społeczny.
Pracodawca może jednak uniknąć wyżej wymienionych odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że jego działania były uprawnione. W wyroku z dnia 25 lipca 2003 r. (I PK 330/2002) Sąd Najwyższy orzekł, że okolicznościami wyłączającymi bezprawność działania osoby naruszającej czyjeś dobra osobiste jest działanie podjęte w obronie interesu społecznego lub prywatnego – w tym konkretnym przypadku – prywatnego interesu pracodawcy.
Wyniki kontroli mogą dostarczyć pracodawcy argumentów do zwolnienia pracownika i stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy. Wielogodzinne, notoryczne wykorzystywanie internetu do celów prywatnych w godzinach pracy może zostać uznane za naruszenie dyscypliny pracy, poprzez niewywiązywanie się z obowiązku sumiennego i starannego wykonywania pracy.
W niektórych przypadkach – kiedy pracodawca w wyniku kontroli zyskuje wiedzę o ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych (kradzież, ujawnianie tajemnicy firmy, spożywanie alkoholu) może to stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).
Wojciech Ostrowski
Wspólnik / Radca prawny
Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza
