Liczba zadań, jakie stawia przed nami współczesny rozpędzony świat, często przekracza nasze możliwości. Aby podołać wyzwaniom, jakie sobie wyznaczamy, niejednokrotnie wykonujemy kilka obowiązków jednocześnie. Wierzymy, że dzięki temu staniemy się bardziej wydajni, efektywni i zaoszczędzimy trochę cennego czasu.
Multitasking, czyli pora spojrzeć prawdzie w oczy
Bądźmy szczerzy
Podczas sporządzania raportu przeglądamy strony internetowe, podczas sprawdzania poczty rozmawiamy z koleżanką, podczas zabawy z dzieckiem gotujemy obiad. Pojawiają się jednak pytania: „Ile z tych zadań wykonaliśmy z należytą starannością?”, „Czy czerpaliśmy przyjemność w trakcie ich realizacji?”, „Czy odczuwamy satysfakcję po fakcie?”.
Na wysokich obrotach
Multitasking, czyli wielozadaniowość, może dawać złudne poczucie sprawczości, dobrej organizacji pracy, a nawet wydajności, jednak w konsekwencji prowadzi do nieoptymalnych wyborów, błędnych decyzji, niepotrzebnego stresu i wyczerpania.
Po krótkim czasie zachłyśnięcia się ideą wielozadaniowości większość współczesnych badań obala mit zwiększonej wydajności osiąganej dzięki wykonywaniu wielu zadań jednocześnie. Mimo to w serwisach oferujących wsparcie w kształtowaniu kariery zawodowej ciągle znajdują się programy doskonalące tę niezwykle pożądaną dla pracodawcy umiejętność. Podobne porady i sugestie dotyczące doprowadzenia tej sztuki do perfekcji można znaleźć na ponad sześciu milionach stron internetowych. Jak się jednak okazuje, wielozadaniowość jest możliwa, ale nigdy nie zwiększa efektywności działania.
Robić dwie rzeczy naraz, to nie zrobić żadnej.
Publiliusz Syrus
Mit wydajności
Multitasking miał się stać receptą i remedium na optymalizację czasu. Natłok codziennych obowiązków nie pozwala w stu procentach zrealizować planu? Rób kilka rzeczy jednocześnie! Badania jednak jednoznacznie pokazują, że wydajność naszego umysłu i zdolność do zapamiętywania drastycznie spadają, kiedy próbujemy aktywnie zająć się kilkoma czynnościami w tym samym momencie.
Okazuje się też, że często dwoimy się i troimy nie tyle z powodu braku czasu, ile przez to, że życie pod nieustającą presją jego niedostatku powoduje, że kształtują się nowe, niekorzystne nawyki. Szczególnie istotne w tym kontekście jest zwracanie uwagi na sposób, w jaki funkcjonują nasze dzieci. Widok nastolatka, który uczy się ze słuchawkami na uszach albo jednocześnie obsługuje komputer i zerka w telefon, wcale nie jest rzadkością.
Inną przyczyną, przez którą popadamy w obłęd wykonywania wielu rzeczy na raz, może być brak umiejętności panowania nad własnym umysłem. Ilość myśli, jakie w jednej chwili przebiegają przez głowę, bywa naprawdę imponująca. Zbadano, że co 14 sekund pojawia się nowa myśl, a wraz z nią często również pokusa, aby zająć się następną rzeczą. Jeśli nie mamy kontroli nad własnymi myślami, nie panujemy nad ich siłą rażenia – bezrefleksyjnie wpadamy w pułapkę zajmowania się wieloma sprawami w tym samym czasie.
Nikogo nie trzeba też przekonywać, że jednoczesne wykonywanie niektórych czynności bywa po prostu niebezpieczne. Zespół naukowców z Instytutu Transportu w Stanach Zjednoczonych stwierdził, że ryzyko wypadku drogowego, spowodowanego korzystaniem z komunikacji esemesowej podczas prowadzenia samochodu, wzrasta bardziej, niż wskazują na to dotychczasowe symulacje. Nawet, wydawałoby się, niezobowiązująca rozmowa przez telefon pochłania 40% naszej uwagi. Co ciekawe – może mieć konsekwencje podobne do jazdy pod wpływem alkoholu (za: G. Keller i J. Papasan „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”).
Jeśli nienawidzisz swojej pracy, Twoje ciało szybko da Ci o tym znać.
Czyń, co czynisz
Wielozadaniowość to wymysł naszych czasów, tymczasem maksyma głoszona przez przedwojennych pedagogów – age quod agis („czyń to, co czynisz”) – nakazuje robić wszystko po kolei, gruntownie; bez pośpiechu i przeskakiwania z zadanie na zadanie. To nic innego jak zachęta do angażowania się w pełni w wykonywaną czynność.
Czynić to, co się czyni, oznacza zaangażować w zadanie cały umysł, całą wolę i wszystkie uczucia; oznacza działać w taki sposób, aby panować nad często rozkojarzonym umysłem i nie pozwalać innym zadaniom, osobom lub emocjom odwieść nas od zamierzonego celu; wreszcie – oznacza działać bez rozpraszania uwagi i ulegania znużeniu, aby zadanie wykonać dokładnie i do końca.
Wiele korzyści płynie z pracy wykonywanej w pełnym skupieniu. Satysfakcja jest jedną z nich. Kiedy próbujemy skupić się na jakiejś czynności, zazwyczaj na początku towarzyszą nam niepokój i rozproszenie, jednak już po kilku minutach koncentracji osiągamy stan ześrodkowania i skupienia, dzięki któremu stajemy się naprawdę efektywni i czerpiemy z pracy dużo satysfakcji.
Kiedy rezygnujemy z wielozadaniowości i skupiamy się na jednej czynności, wzrasta nasze zadowolenie i zwiększa się wydajność. Korzystają na tym również nasze relacje, które z założenia wymagają pełnego zaangażowania.
Nie dać się zwariować
Najważniejsze to nauczyć się działać we własnym rytmie, nie dać się zwariować i nie popadać w skrajności. Czasami życie nie pozostawia wyboru i stawia nas w sytuacji, na którą nie mamy wpływu. Musimy wtedy zmierzyć się z okolicznościami i sprytnie żonglować wielością zadań do wykonania. Wówczas niezwykle przydają się podzielność uwagi i umiejętność przerzucania jej z zadania na zadanie. Dobrze, jeśli takie sytuacje pojawiają się sporadycznie, zamiast być normą, ponieważ liczy się to, co – i jak – najczęściej robimy; właśnie te zachowania kształtują nasze nawyki.
Nie bez znaczenia jest złożoność zadań do wykonania. O ile proste czynności nie wymagają od nas pełnego zaangażowania, o tyle te bardziej skomplikowane bywają absorbujące. Trzeba pamiętać, że zajęcie się nową czynnością, a potem wznowienie pracy w miejscu, w którym przerwaliśmy wcześniejsze zadanie, zawsze zajmuje pewną ilość czasu. Jak przekonują Gary Keller i Jay Papasan w książce „Jedna rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”, przełączanie się między zadaniami jest obarczone konsekwencjami, z których niewielu ludzi zdaje sobie sprawę.
We własnym rytmie
Specjaliści od relaksacji i higieny psychicznej przekonują, że zadbanie o tę sferę naszego życia szybko przyniesie wymierne efekty we wszystkich pozostałych obszarach. Rób tylko jedną rzecz na raz – pisze Stanisław Siek w książce „Relaks i autosugestia” – pilnuj się zwłaszcza, żeby aktualnego biegu życia nie zanieczyszczać starymi kłopotam. Aby nie ulegać panice i pośpiechowi, starym lękom i troskom, starym urazom. Zdawaj sobie sprawę, że mogą one naciskać na ciebie i upośledzać zdolność działania i cieszenia się życiem. To nie pracy się boimy ani nowych trudnych zadań; to różne marne przykre myśli, nieprzyjemne wspomnienia, odżywające urazy czynią nas nerwowymi i odbierają nam energię i odwagę do życia.
Okazuje się, że istnieje alternatywa dla wielozadaniowości. Badania nad wydajnością jednoznacznie wskazują, że praca w cyklach: pełna koncentracja – przerwa ma kluczowe znaczenie dla produktywności.
Jeśli po godzinie działania w pełnym skupieniu zrobimy ok. 15-minutową przerwę, praca stanie się najbardziej wydajna. Jest to ściśle związane z fazami pracy mózgu – w czasie godzinnej pracy osiągamy pełną wydajność, po której następują naturalne fazy niższej wydajności i regeneracji.
Życie w pośpiechu w nieunikniony sposób staje się płytkie. Tak mawiała o tym Danuta Szaflarska, polska aktorka filmowa i teatralna: Był taki czas, gdy ciągle się spieszyłam. Na przykład jechałam tramwajem i chciałam, żeby on jechał jeszcze szybciej. Ten pośpiech miałam w sobie. I nagle pomyślałam: Zaraz, dokąd ja się tak śpieszę? Przecież na końcu czeka na mnie trumna. Pozbądź się tego wewnętrznego biegu. Oglądaj świat, obserwuj, co się dzieje dookoła ciebie, bo życie mamy jedno, a przecież we wszystkim można znaleźć tyle piękna. Właściwie samo to, że się żyje, jest już czymś cudownym.
Naprawdę można – i warto – zwolnić. Kiedy odkryjemy przyjemność z zajmowania się jedną rzeczą na raz i w stanie głębokiego zaangażowania przeżyjemy tzw. flow, jest szansa, że z własnej woli nie wybierzemy więcej wielozadaniowości jako drogi do (szybkiego) osiągania celów.
